Politique de conservation des données et de suppression sécurisée
Date d'entrée en vigueur : 12 septembre 2026 · Version : 2.0 · Révision : annuelle
S'applique à tous les documents, enregistrements et renseignements personnels traités par A2Z Language Hub Inc. dans le cadre de ses services de traduction, de transcription et d'interprétation.
Notre engagement en termes simples : vos documents sont traités de façon confidentielle, stockés de manière sécurisée avec chiffrement, partagés uniquement avec le professionnel certifié qui travaille sur votre dossier, et supprimés définitivement selon un calendrier établi après la livraison de votre projet. Vous pouvez nous demander de supprimer vos fichiers immédiatement ou de les conserver plus longtemps pour une réémission — c'est votre choix.
1. Que couvre cette politique ?
Cette politique couvre tous les documents et enregistrements des clients, les traductions et transcriptions que nous produisons, les communications connexes et les renseignements personnels qu'ils contiennent, qu'ils soient détenus par A2Z ou par les professionnels certifiés et fournisseurs de services qui travaillent en notre nom. Elle explique ce que nous conservons, pendant combien de temps, comment nous le sécurisons, et comment et quand nous le supprimons définitivement.
A2Z Language Hub Inc. (« A2Z », « nous », « notre ») fournit des services de traduction certifiée et notariée, de transcription et d'interprétation. Dans le cadre de ce travail, nous recevons des documents sensibles, notamment des documents d'immigration, juridiques, médicaux, financiers et d'identité, qui contiennent des renseignements personnels.
2. Quels principes guident le traitement de mes données par A2Z ?
A2Z applique cinq principes : minimisation des données, confidentialité, sécurité, limitation de la finalité et limitation dans le temps. Ensemble, ils signifient que nous ne collectons que ce dont votre projet a besoin, que nous limitons l'accès aux personnes qui y travaillent, que nous chiffrons les données en stockage et en transit, que nous les utilisons uniquement pour le service demandé et que nous les supprimons selon un calendrier défini.
- Minimisation des données : nous ne collectons et ne conservons que ce qui est nécessaire pour réaliser votre projet et respecter nos obligations légales.
- Confidentialité : l'accès est limité au gestionnaire de projet assigné et au professionnel certifié qui travaille sur votre dossier, tous liés par des ententes de confidentialité.
- Sécurité : les fichiers sont stockés et transmis à l'aide du chiffrement et de contrôles d'accès (voir la section 5).
- Limitation de la finalité : vos documents servent uniquement à fournir le service demandé ; ils ne sont jamais vendus ni utilisés à des fins de marketing ou d'entraînement de l'IA.
- Limitation dans le temps : les documents sont supprimés selon un calendrier défini dès qu'ils ne sont plus nécessaires (voir la section 4).
3. Quels renseignements A2Z traite-t-elle ?
A2Z traite cinq catégories de renseignements : les documents sources que vous nous envoyez, les livrables que nous produisons, vos coordonnées et détails de projet, les registres de transaction et les communications liées au projet. Les données de carte de paiement n'en font jamais partie, car les paiements par carte sont traités par Stripe et ne sont jamais stockés sur les systèmes d'A2Z.
- Documents sources que vous fournissez : documents, images, numérisations et fichiers audio/vidéo à traduire ou à transcrire.
- Livrables que nous produisons : traductions certifiées, transcriptions et le certificat d'exactitude ou l'affidavit qui les accompagne.
- Coordonnées et détails du projet : votre nom, votre courriel, votre téléphone et les instructions nécessaires pour réaliser votre commande.
- Registres de transaction : factures et reçus. Les données de carte de paiement sont traitées de façon sécurisée par notre fournisseur de paiement (Stripe) et ne sont jamais stockées sur les systèmes d'A2Z.
- Communications : courriels, messages WhatsApp et soumissions de formulaire de devis liés à votre projet.
4. Pendant combien de temps A2Z conserve-t-elle mes documents ?
Les fichiers sources, les traductions terminées, les transcriptions et les enregistrements sont supprimés dans les 30 jours suivant la livraison finale. Les séances d'interprétation ne sont pas enregistrées et les notes de l'interprète sont détruites immédiatement après la séance. Les coordonnées sont supprimées ou anonymisées dans les 12 mois, et les factures sont conservées 6 ans pour respecter les obligations fiscales canadiennes.
Sauf instruction contraire de votre part, ou si la loi exige une période plus longue (voir la section 10), nous conservons et supprimons les documents selon le calendrier ci-dessous.
| Type de document | Conservation par défaut | Remarques |
|---|---|---|
| Documents sources et fichiers que vous téléversez | Supprimés dans les 30 jours suivant la livraison finale | Conservés brièvement pour traiter les demandes de révision ou de réémission. Suppression à la livraison disponible sur demande. |
| Traductions et transcriptions terminées | Supprimées dans les 30 jours suivant la livraison finale | Vous recevez votre propre copie ; conservez une sauvegarde. Conservation prolongée disponible sur demande (voir la section 7). |
| Audio / vidéo pour transcription | Supprimés dans les 30 jours suivant la livraison finale | Les enregistrements ne sont jamais réutilisés ni partagés au-delà de votre projet. |
| Séances d'interprétation | Non enregistrées ; notes de l'interprète détruites immédiatement après la séance | Les séances ne sont enregistrées que si vous le demandez et y consentez par écrit. |
| Détails du projet et coordonnées | Supprimés ou anonymisés dans les 12 mois suivant la clôture du projet | Conservés pour gérer les demandes répétées ou de réémission. |
| Factures et registres de transaction | Conservés 6 ans | Requis pour respecter les obligations fiscales et de tenue de registres au Canada. Contient des données de facturation, pas le contenu de vos documents sources. |
| Données de carte de paiement | Non stockées par A2Z | Traitées par Stripe (conforme PCI-DSS). |
| Sauvegardes chiffrées | Purgées dans les 30 jours suivant la suppression principale | La suppression s'applique aux copies de sauvegarde au cycle suivant. |
5. Comment A2Z stocke-t-elle et sécurise-t-elle mes fichiers ?
Les fichiers sont chiffrés en transit et au repos, stockés chez des fournisseurs réputés et accessibles uniquement au gestionnaire de projet assigné et au professionnel certifié qui travaille sur votre dossier. Chaque traducteur, interprète, transcripteur et membre du personnel est lié par une entente de confidentialité. Lorsqu'un fichier atteint la fin de sa période de conservation, il est supprimé définitivement des systèmes principaux et des sauvegardes.
- Chiffrement en transit et au repos, à l'aide de protocoles standard de l'industrie (p. ex. TLS/SSL et chiffrement 256 bits).
- Accès selon le besoin de savoir : limité au gestionnaire de projet assigné et au professionnel certifié sur votre dossier.
- Ententes de confidentialité liant chaque traducteur, interprète, transcripteur et membre du personnel.
- Stockage sécurisé chez des fournisseurs réputés ; lorsque possible, les données sont stockées dans Dropbox ou Google Drive.
- Suppression sécurisée : lorsque les fichiers atteignent la fin de leur période de conservation, ils sont supprimés de façon permanente et irréversible des systèmes principaux et des sauvegardes ; les documents papier, le cas échéant, sont déchiquetés.
6. A2Z téléverse-t-elle mes documents dans des outils en ligne publics ?
Non. Tout ce que nous faisons avec vos fichiers se passe à l'interne. Lorsqu'un document doit être redimensionné ou compressé, converti dans un autre format, rendu consultable (ROC) ou reformaté, notre équipe effectue ce travail à l'aide de logiciels sécurisés sous licence sur nos propres systèmes contrôlés, jamais en téléversant votre fichier sur un site web public. Plus précisément :
- Nous n'utilisons pas de compresseurs ou de réducteurs de PDF gratuits en ligne pour réduire la taille des fichiers.
- Nous n'utilisons pas de convertisseurs de fichiers en ligne publics, de sites de ROC ni d'éditeurs de documents web.
- Nous ne collons ni ne téléversons votre contenu dans des outils publics de traduction automatique ou d'IA (comme les traducteurs web gratuits). Toutes les traductions sont réalisées par des professionnels humains certifiés et expérimentés.
- Nous ne publions pas vos fichiers sur des liens publics, des lecteurs partagés ouverts ou des sites de partage de fichiers non sécurisés.
7. Puis-je demander à A2Z de supprimer mes fichiers plus tôt ou de les conserver plus longtemps ?
Oui. Vous contrôlez la durée pendant laquelle nous conservons vos fichiers. À tout moment, vous pouvez nous demander de supprimer vos fichiers sources et livrables immédiatement après la livraison, de conserver votre projet pendant une période définie afin de pouvoir le réémettre, d'accéder aux renseignements personnels que nous détenons ou de les corriger, ou de retirer votre consentement. Nous répondons à chaque demande dans un délai de 30 jours.
- Supprimer immédiatement : faire supprimer de façon sécurisée vos fichiers sources et livrables dès la livraison de votre projet.
- Prolonger la conservation : nous demander de conserver votre projet de traduction pendant une période définie (par exemple, jusqu'à 12 mois) afin que nous puissions le réémettre rapidement si vous perdez votre copie ou si une autorité le demande à nouveau.
- Accéder ou corriger : demander une copie des renseignements personnels que nous détenons à votre sujet, ou nous demander de les corriger.
- Retirer votre consentement : retirer votre consentement au traitement de vos renseignements, sous réserve de toute conservation légale que nous sommes tenus de maintenir.
Pour faire l'une de ces demandes, contactez notre bureau en utilisant les coordonnées de la section 9. Nous répondrons dans un délai de 30 jours.
8. Qui d'autre peut accéder à mes documents ?
Uniquement les traducteurs, interprètes et transcripteurs certifiés qui réalisent votre travail, ainsi que les fournisseurs de services qui nous soutiennent, comme le stockage infonuagique sécurisé et notre processeur de paiement, Stripe. Tous sont liés par des obligations de confidentialité et de protection des données, ne peuvent accéder à vos documents que pour livrer votre projet et doivent respecter nos exigences de suppression. Nous ne vendons pas vos renseignements et nous n'utilisons pas vos documents pour entraîner des systèmes d'intelligence artificielle.
9. Comment contacter A2Z au sujet de mes données ?
Contactez notre bureau par courriel ou par téléphone à l'aide des coordonnées ci-dessous. C'est l'adresse à utiliser pour toutes les demandes décrites à la section 7, y compris la suppression immédiate, la conservation prolongée, l'accès, la correction et le retrait du consentement.
A2Z Language Hub Inc.
- Courriel : hthakkar@a2zlanguagehub.com
- Téléphone (ligne principale · C.-B. et Ouest canadien) : +1 (604) 720-7721
- Téléphone (Ontario et Est du Canada) : +1 (437) 539-0037
- Siège social : Surrey, C.-B. · Service partout au Canada
- Site Web : www.a2zlanguagehub.com
10. Quelles lois sur la protection de la vie privée s'appliquent, et comment saurai-je si cette politique change ?
A2Z traite les renseignements personnels conformément aux lois canadiennes applicables en matière de protection de la vie privée, notamment la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) et, en Colombie-Britannique, la Personal Information Protection Act (PIPA). Nous pouvons mettre à jour cette politique de temps à autre. La version actuelle et sa date d'entrée en vigueur sont publiées sur cette page, et les modifications importantes sont reflétées dans un numéro de version et une date mis à jour en haut de la page.
Pour en savoir plus sur la façon dont nous collectons et utilisons les renseignements personnels de manière générale, consultez notre Politique de confidentialité.